De Septemberlijst staat voor een afspraak die predikanten en kerkenraden met zichzelf en met elkaar maken om pas vanaf een afgesproken datum te beginnen met het afspreken van preekbeurten voor het daaropvolgende kalenderjaar. Dat werkt alleen als dat echt een harde afspraak is waar iedereen zich aan houdt. Zodra dat niet gebeurt en preekbeurtenregelaars merken dat anderen toch weer 'voordringen', ontstaat weer dezelfde dynamiek die er momenteel toe leidt dat al in november wordt begonnen met het maken van afspraken voor het kalenderjaar dat dan ruim 2 jaar later pas eindigt.

Uitgangspunt moet dus zijn dat iedereen zich aan deze afspraak houdt. Dat wil zeggen dat kerkenraden niet eerder beginnen met het maken van afspraken en dat predikanten, als ze toch eerder worden benaderd, vriendelijk doch beslist aangeven dat ze zich echt aan hun afspraak willen houden. Dat betekent niet dat er in de praktijk geen uitzonderingen mogelijk zijn. Maar die moeten tot een minimum worden beperkt om te voorkomen dat de afspraak langs een omweg alsnog wordt uitgehold.

Aan de hand van enkele voorbeelden laten we hoe dat in de praktijk zou moeten gaan.

Predikanten en andere voorgangers verplichten zich om niet eerder dan de 3e zaterdag van september afspraken voor preekbeurten in andere gemeenten te maken.

Een mogelijke uitzondering is het preekrooster van de eigen gemeente. Dat moet altijd eerder worden ingevuld omdat de preekbeurtenregelaar er op de afgesproken datum mee aan de slag moet. In de ideale situatie begint ook die preekbeurtenregelaar pas op de 3e zaterdag van september. Maar als hij anders dan de predikant toch op of voor 2 januari wil beginnen, betekent dat helaas dat die predikant de preekbeurten voor zijn eigen gemeente daarvoor al moet invullen. Maar met het afspreken van preekbeurten buiten de eigen gemeente wacht hij dan nog steeds tot de 3e zaterdag van september

Een andere uitzondering kan zijn het afspreken van diensten in een gemeente waarmee een predikant een bijzondere band heeft, zoals een gemeente die hij eerder heeft gediend. Die afspraken kunnen op een eerder moment in de desbetreffende septembermaand worden gemaakt. Bij dit soort uitzonderingen is het van belang om in de geest van de afspraak te handelen en dit echt uitzondering te laten zijn.

Verder zijn er de situaties zoals die hierna worden geschetst bij de praktijk voor kerkenraden. Ook die kunnen betekenen dat er al voor de afgesproken datum een verzoek naar een predikant toekomt waar redelijkerwijs een uitzondering voor wordt gemaakt.

Kerkenraden verplichtten zich om niet eerder dan de 3e zaterdag van september gastvoorgangers te benaderen voor het daaropvolgende kalenderjaar.

Uitzondering kan de eerdergenoemde situatie zijn waarin het gaat om een predikant met wie er een bijzondere band is, zoals een predikant die de gemeente in het verleden heeft gediend. Die kan dan iets eerder in de september worden benaderd.

Een andere uitzondering kan worden gemaakt voor diensten met een bijzonder karakter die moeilijk in te vullen zijn, zoals wanneer een vacante gemeente of een kleine gemeente zonder eigen predikant voor een avondmaalszondag en de daaraan voorafgaande voorbereiding dezelfde predikant wil vragen voor de 3 diensten van voorbereiding, bediening en dankzegging. Voor zoiets bijzonders kan een gastpredikant al eerder in de desbetreffende septembermaand worden benaderd.